Privacyverklaring Stichting Familie Herweijer

(Waarom beschermen we uw gegevens)

Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens binnen onze familiegeschiedenis

Stichting Familie Herweijer (SFH) hecht grote waarde aan privacy. Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor het zorgvuldig bewaren, beheren en delen van de familiegeschiedenis en het familie-erfgoed.

Wij verwerken zo min mogelijk persoonsgegevens, beschermen gegevens van levende personen extra zorgvuldig en publiceren persoonsgegevens niet zomaar openbaar.

1. Wie is verantwoordelijk?

Stichting Familie Herweijer (SFH) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die zij in het kader van haar activiteiten verwerkt.

Heeft u vragen over privacy of over uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via:

E-mail: [email protected]

2. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor doelen die verband houden met onze doelstelling, waaronder:

het vastleggen en bewaren van familiegeschiedenis;
het beheren en onderhouden van de digitale stamboom;
genealogisch en historisch onderzoek;
het delen van relevante familiehistorische informatie met gerechtigde familieleden;
het bewaren van familiehistorisch en cultureel erfgoed.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het doel en de beschikbare bronnen kunnen wij onder meer verwerken:

naam en voornamen;
geboorte-, huwelijks- en overlijdensgegevens;
geboorte- en woonplaatsen;
familierelaties;
historische bronvermeldingen;
genealogische gegevens;
foto’s en ander historisch materiaal.
Wij verwerken geen persoonsgegevens die niet nodig zijn voor onze doelstelling. Bijzondere persoonsgegevens en andere gevoelige informatie worden niet openbaar gemaakt, tenzij daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en publicatie gerechtvaardigd is.

4. Levende en overleden personen

Bij levende personen betrachten wij extra zorgvuldigheid. Wij publiceren persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een passende wettelijke grondslag bestaat en publicatie, gelet op de omstandigheden, gerechtvaardigd is. Waar toestemming vereist of passend is, vragen wij deze vooraf.

Openbare publicatie van persoonsgegevens van levende personen wordt zoveel mogelijk beperkt tot wat noodzakelijk is voor het betreffende familiehistorische doel.

De AVG is in beginsel niet van toepassing op persoonsgegevens van overleden personen. SFH blijft echter zorgvuldig omgaan met historische informatie en houdt, waar redelijkerwijs mogelijk, rekening met de belangen en privacy van nabestaanden.

5. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat, zoals:

toestemming, wanneer de verwerking daarop is gebaseerd;
gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor het bewaren en beheren van familie historisch erfgoed, waarbij wij de belangen en grondrechten van betrokkenen zorgvuldig afwegen;
een wettelijke verplichting, wanneer verwerking noodzakelijk is om daaraan te voldoen.
Welke grondslag van toepassing is, hangt af van de betreffende verwerking.

6. Publicatie en beveiliging

Familiehistorische informatie wordt waar mogelijk gedeeld via een afgeschermde omgeving voor gerechtigde familieleden.

Wanneer informatie openbaar wordt gepubliceerd, beperken wij persoonsgegevens van levende personen tot wat noodzakelijk en gerechtvaardigd is.

SFH neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging of andere vormen van onrechtmatige verwerking.

7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn gerechtvaardigd of wettelijk verplicht is.

Voor genealogische en historische gegevens kan langdurige bewaring noodzakelijk zijn om de familiegeschiedenis als historisch erfgoed te kunnen behouden. Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn of wanneer een verzoek daartoe wordt gehonoreerd, beoordelen wij of aanpassing, afscherming of verwijdering mogelijk en passend is.

8. Delen wij persoonsgegevens met derden?

SFH verkoopt persoonsgegevens niet en verstrekt deze niet voor commerciële doeleinden.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is voor onze activiteiten, bijvoorbeeld met personen of dienstverleners die bij het beheer van onze website of digitale archieven betrokken zijn, wanneer dit wettelijk is toegestaan of wanneer wij daartoe verplicht zijn.

Wanneer een derde persoonsgegevens namens SFH verwerkt, treffen wij waar nodig passende afspraken en maatregelen om deze gegevens te beschermen.

9. Uw privacy rechten

Afhankelijk van de omstandigheden en de toepasselijke wettelijke regels kunt u onder meer het recht hebben op:

inzage in uw persoonsgegevens;
correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
verwijdering van persoonsgegevens;
beperking van de verwerking;
bezwaar tegen verwerking;
overdraagbaarheid van gegevens wanneer het wettelijke recht daarop van toepassing is;
intrekking van toestemming wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.
Een verzoek kunt u indienen via [email protected].

Wij kunnen vragen om voldoende informatie om uw identiteit te controleren. Wij behandelen verzoeken zo spoedig mogelijk en in beginsel binnen één maand, tenzij de wet een andere termijn toestaat.

10. Toestemming intrekken

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

11. Klachten

Heeft u een vraag, bezwaar of klacht over de manier waarop SFH met persoonsgegevens omgaat, dan verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen. Wij proberen uw klacht zorgvuldig en in goed overleg op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet overeenkomstig de privacywetgeving worden verwerkt.

12. Wijzigingen

SFH kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze werkwijze, dienstverlening of toepasselijke wetgeving verandert.

De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd.

Ons uitgangspunt blijft: familie-erfgoed bewaren en delen met respect voor de privacy en belangen van betrokkenen.

13. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring, uw persoonsgegevens of een verzoek met betrekking tot uw privacy kunt u contact opnemen met:

Stichting Familie Herweijer
E-mail: [email protected]

Wij behandelen ieder verzoek zorgvuldig, vertrouwelijk en met respect voor de betrokkenen.